購買業務で利益を伸ばす！購買業務を改善する6つの方法をご紹介
そこで今回は、「購買業務を改善する具体的な方法」や「購買業務の5大原則」などについて詳しくご紹介します。
購買業務を効率化したいと悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
改善検討の前に、そもそも「購買業務」とは？
購買業務とは、企業の「購買業務（仕入れ）」を適切に管理することです。購買業務では資材を必要な数量発注し、安定的な仕入れを行います。そして、各部門に資材を確実に届けるまでが購買業務の役割です。
「購買」と「調達」の違い
「購買」と「調達」は言葉の意味が似ていますが、厳密には意味合いが異なります。購買は「資材を買い付けること」です。一方で、調達は「要求されたものを適切なタイミングで届けること」を意味します。レンタルやリースなども「調達」です。
なぜ購買業務が重要なのか？
ここでは、購買業務を改善すると企業に生まれるメリットについて、詳しく解説していきます。
企業の利益アップにつながる
購買業務は、材料費や外注費など「原価の高いもの」を扱うため、経費に対するインパクトが大きな仕事です。そのため、購買業務を改善してコストを削減すれば、企業の利益向上に直結します。
購買業務のフローをおさらい
購買業務のフローを改めて確認しておきましょう。購買業務では、社内外のさまざまな部署間でやり取りが行われます。そのため購買業務のフローを再確認しておくことで、ヒューマンエラーの防止にも役立ちます。
購買業務における5大原則とは
購買業務には基本の「5大原則」があります。適切な購買業務には欠かせない知識なので、必ず押さえておきましょう。
1. 適切な取引先の選定
信頼できる取引先を選定しなければ、安定した資材の供給は望めません。資材の供給停滞は自社の損失に直結します。不要なトラブルを避けるためにも、事前に取引先の財務状況や供給ルートをチェックして、安定した取引ができるかどうかを確認しておきましょう。
2. 適切な品質の確保
取引先の品質管理体制をチェックすることも大切です。質の悪い資材や部品が納入されてしまうと、その資材を利用した自社製品の品質が下がり、信頼が低下するなどの事態につながります。
3. 適切な数量の確保
自社が求めている数量を正確に把握して、過不足のないようにしましょう。不足があれば、計画に基づいた生産ができません。逆に余剰が出れば、在庫管理の手間とコストが発生するため、同様に注意が必要です。
4. 適切な納期の設定
納期の設定を誤ると、生産計画が予定どおりに進みません。納品トラブルを防ぐためには「生産管理を参考にした購買計画」を立てたうえで、適切な納期を設定することが大切です。
さらに、計画を予定どおりに進行させるためには、サプライヤーの協力も重要となります。納期が遅れがちなサプライヤーがあれば、こちら側からも改善できるように、社員を派遣して支援するなどの行動を起こすことも大切です。
また、トラブルが発生したときに迅速な対応ができる社内体制を構築しておけば、計画全体の遅れを防げるでしょう。
5. 適切な価格での購入
資材や部品を購入する場合には、複数の取引先と価格交渉をして適正価格で購入しましょう。仕入価格の低下は、そのままコストの削減につながります。
削減されたコストは製品の価格に反映できるため、売上を左右する要因にもなります。ただし「価格が安い」という理由だけで、取引先を決めることは避けてください。価格と質のバランスを重視したうえで、適切な価格を決めることが重要です。
購買業務を改善する6つの方法
ここからは、「購買業務を改善する6つの方法」を紹介します。購買業務の効率化や改善で悩んでいるという方は、ここで紹介する方法をぜひ取り入れてみてください。
1. 購買業務方針を明確にする
経営方針や情報セキュリティポリシーのように、購買業務にも「業務方針」を制定しましょう。とくに、「自社製造」と「外注」の区分は明確にしておく必要があります。
例えば、「原価の大きな部品は自社で製造し、そのほかの部品は外注する」といった方針を決めておくだけでも、購買業務の効率は高まります。仕入先が複数ある場合は、「コストと品質のバランスに優れた仕入先に集中して発注する」などの方針を決めておくと、購買プロセスの不均衡をなくせるはずです。
2. データを一元管理して共有する
担当者が複数いる場合や、複数の生産部門があるケースでは、データが社内に散在してしまうこともあります。このようなときは、購買データを一元管理することで、過去のデータを使った価格の決定や、現実的な購買計画の立案などに役立てられます。
さらに、一元管理した情報を部門間で共有し、可視化することも大切です。「安く仕入れられる取引先」や「対応が迅速な取引先」、「社内外の製造負担」などの情報を共有すれば、QCDに与える影響を最小限にしながら利益の最大化に貢献できます。
3. 購買業務システムを導入する
「購買業務システム」とは、注文伝票や仕入伝票の作成を効率化できるシステムのことです。ただし、システムを導入するだけで、購買業務の効率化が実現するわけではありません。適切なシステム化を行わないと、「人」と「システム」の分業ができず、かえって業務が複雑化してしまう可能性もあります。
購買業務システムの導入で業務を効率化するためには、「人」と「システム」それぞれの強みを生かした業務フローを確立する必要があります。例えば、情報収集や見積もり依頼などの定型的業務には「システム」を利用し、交渉や仕入先の選定は「人」が行うというような形態が理想的です。
4. 製造や販売部門がフィードバックを行える仕組みを作る
事業規模が拡大して購買業務が複雑化した場合は、部門内での情報共有だけではなく、製造や販売部門がフィードバックを行える仕組みを作りましょう。
販売部門の情報をもとに需要を予測し、製造部門からの情報を活用して購買計画を立てます。そうすると「購買から製造」「製造から購買」のように、双方向での情報共有が可能になります。その結果、購買業務を効率化するチャンスが生まれます。
5. 副資材の購入をシステム化する
製造に直接必要となる資材は「主資材」、そのほかの備品はすべて「副資材」と呼ばれます。副資材の仕入点数は主資材よりも多く、種類も豊富なため、購買業務システムを使って発注する方法が効率的です。
副資材の仕入先は複数に及ぶので、システム化する手間がかかります。しかし、システム化が完了すれば、定型業務の多くをシステムに任せられるので、購買業務の大幅な効率化が実現します。
6. パーチェシングカードを導入する
「パーチェシングカード」とは、仕入れや会社経費を支払えるカードレスなカードのことです。仕入先が複数に及ぶ購買業務は、支払日や振込先口座の数も増えるため、支払管理が煩雑になります。
パーチェシングカードを導入すれば、支払先と支払日をひとつにまとめることが可能です。パーチェシングカードは会社名義だけではなく、部署名義や経費項目名義でも作成できるので、担当者が変わっても名義を変更する必要がありません。
パーチェシングカードの詳細については、こちらがおすすめです。
「パーチェシングカードの仕組みを解説！メリット・デメリットも紹介！」
購買業務改善にはクレディセゾンの「パーチェシングカード」の導入を
今回は、「購買業務を改善する具体的な方法」や「購買業務の5大原則」などについて、詳しくご紹介しました。
購買業務は企業の利益に影響を与えるので、積極的に効率化を目指したい業務です。
具体的な改善策として、とくにおすすめしたいことが、「パーチェシングカード」の導入です。複数の仕入先に対する支払いを一体化できるので、経費精算処理の大幅な効率化につながります。
購買活動の効率化と企業の利益向上を目指すなら、クレディセゾンのパーチェシングカードの導入をぜひ検討してみてください。