請求書の書き方・作り方とは？個人事業主も知っておきたい基本とマナー

請求書の基本情報と、その他の書類との違いについて解説します。

請求書とは、提供した商品、サービスの支払いを依頼主に求める書面のことです。商品の種類や個数、サービスの内容、請求先の会社名や振込先の情報などを記載します。

依頼主は請求書に記されている内容と控えに相違がないかを確認し、支払いを行います。

請求書自体に法的効力はなく、形式にも特に決まりはありません。

取引先とのやり取りで発行する書類には、請求書のほかに「見積書」「契約書」「発注書」「納品書」があります。それぞれの違いを整理しておきましょう。

見積書
見積書は、契約前に取引先に渡す参考資料となるもので、契約した際に発生する金額を提示するための書面です。取引先は見積書を参考に、商品の購入やサービスの利用を決定します。一方で、請求書は契約締結後に実際にかかった費用を請求するために出すものです。

契約書
契約書は、双方が行った契約を証明する文書のことです。契約書には秘密保持契約書や業務委託契約書、売買契約書、請負契約書などさまざまな種類があります。契約書は法的効力をもつので、契約違反の場合は相手方が強制履行や損害賠償請求などを求めることが可能となります。

発注書
相手方に対し発注を申し込む書面のことです。この時点では一方的な意思表示なので、相手方が承諾しない限り、法的には契約が成立したことにはなりません。

納品書
取引先に商品、サービスを提供した際に、相手方に納品内容を確認してもらうために渡す書面のことです。納品書には、振込先の情報は必要ありません。ただし、納品書と請求書の両方を兼ねた納品書兼請求書の場合は、振込先情報も入れます。

それぞれの違いを簡単にまとめると以下のとおりです。

請求書基本的な書き方と、記載すべき項目を解説します。

請求書の形式に決まりはなく、作成方法はさまざまです。一般的には、以下の方法で作成します。

ダウンロード可能なテンプレートを利用する
インターネット上でダウンロード可能な請求書のテンプレートを利用することで、簡単に作成できます。

WordやExcelで自作する
自分でWordやExcelを使って作成するのもひとつの方法です。改ざん防止のために、作成したファイルをメールで送付する際は、PDFや画像ファイルにして送るのがおすすめです。

市販の請求書用紙で作成する
オフィス用品を売っている書店や文房具店では請求書用紙が販売されています。手書きで渡す場合におすすめです。

請求書の書き方の例を紹介します。

請求書に記載する内容については、次項でさらに詳しく説明します。

①あて先
請求書を送付する相手先の会社名を記します。

②請求書番号
必須ではないものの、請求書の管理のためにあると便利です。

③発行者
請求書を発行した側の会社名と住所などの情報を記します。

④発行日
請求書を発行した日付です。ただし、発行日は取引先の都合に合わせるのが基本です。

⑤支払期日
契約の際に定めた支払い期限を記します。

⑥消費税
請求する金額に対する消費税額を記します。

⑦請求内容
商品やサービスの内訳を記入します。

⑧振込先
振り込みをしてもらう口座の情報を記します。

⑨特記事項
請求と支払いについて何らかの条件がある場合に記します。

請求書を作成する際に注意したい点は以下のとおりです。

発行日
取引先の締め日に合わせて記載します。請求書の発行日によっては、相手方の経理の処理月に影響するので、あらかじめ確認しておきましょう。

振込先
振込先の口座情報を記します。いくつか銀行口座を記載して相手先に選んでもらうこともできます。銀行コードや支店コードの情報も記しておくと、より丁寧です。

捺印
請求書を発行した側の氏名もしくは会社名の部分に代表者の印鑑を捺印します。法人なら会社名の入った角印を、個人事業主なら普段使っている印鑑を押すのが一般的です。

最後に請求書発行のタイミングとマナーについて紹介します。

請求書は郵送で送付することが多いものの、メールによるPDF形式での送付も可能です。

請求書発行のタイミングは、取引の形態が「継続取引型」か「受注請負型」かによって異なります。

継続取引型
継続取引型は、Webサイトの運営委託や業務代行など、継続的に商品やサービスの発注を受けて引き渡しや提供をする取引です。請求書は取引先に確認して、毎月決まったタイミングで発行します。

受注請負型
受注請負型は、継続的に発注を受けるのではなく、建設や制作、開発など完成させてから納品する取引をいいます。請求書は納品の際に渡すのが基本です。

請求書の作成、送付の際に注意したいマナーは以下のとおりです。

用紙に関するマナー
請求書は原則A4サイズの用紙を使用します。また、封筒に入れる際は三つ折りが基本です。開ける際に文章の書き出しが先に見えるように、文面を表にして下から3分の1を折り、続いて上の3分の1を折って入れましょう。

「御中」と「様」の使い分け
個人名宛ての際は「様」、会社・官庁・団体向けは「御中」です。「○○会社御中△△様」のように、両方同時に使えないので注意しましょう。会社の代表者など個人名宛に送る際は、会社名の下の御中は省き、「○○会社△△様」とします。

押印のポイント
署名の最後のひと文字に少しかかるように押しましょう。文字から離れて押すと、正式な請求書として認められず、再発行が求められることもあります。

メール送付のポイント
メールで請求書を送付する際は、あらかじめ取引先の確認を得る必要があります。確認せずにメールで送付するのはマナー違反なので注意しましょう。

添え状の有無と書き方
請求書を送付する際は、請求書だけでは失礼にあたるため添え状を同封しましょう。添え状についても決まった形式はなく、時候の挨拶や日頃の感謝などを伝え、用件を記すのが一般的です。

請求書の形式には決まりがないとはいえ、マナー違反とならないように書き方に注意する必要があります。取引先とのスムーズなやり取りのために、今回紹介したポイントを意識して作成しましょう。