バーチャルオフィスの費用はどれくらい？レンタルオフィスとの違いを確認

「バーチャルオフィス」は、多くの人にとって耳慣れない言葉でしょう。デジタル大辞泉によると、「事務所を所有・賃借することなく事業を行えるように、住所・電話・郵便などに関して事務所に必要な機能を提供する業態。また、そのサービスを利用することで実現される仮想的な事務環境のこと」と定義されています。

場合によっては、月額1万円以下という破格の値段で、都心の一等地に立つビルにオフィスを構えることもできます。

バーチャルオフィスと似たようなサービスに「レンタルオフィス」があります。この二つにはどのような違いがあるのでしょうか。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの両方のサービスを提供するリージャスのwebサイトによると、「レンタルオフィスとバーチャルオフィスの違いは、端的に言うと、オフィス設備・ワークスペースの有無」であるといいます。
参照：https://www.regus-office.jp/blog/blog/20200703/

一般的なレンタルオフィスには、業務に必要な通信設備やコピー機・シュレッダー・机に椅子といったオフィス設備があります。また、専用のワークスペースも設けられており、契約すればそこで業務を開始することができます。

これに対してバーチャルオフィスは、必ずしも実際にオフィスとして利用できるようになっているわけではありません。あくまでも対外的に、特定の場所にオフィスがあるかのように思わせることができれば良いため、借りるのは住所と電話番号などの基本的な情報だけです。

どんなサービスにも、メリットとデメリットが存在します。バーチャルオフィスもその例外ではありません。利用するかどうかは、長所と短所を理解した上で決定することが大切です。

1.安価に都心の一等地の住所を手に入れられる
バーチャルオフィスの最大のメリットが、安価で都心の一等地の住所を手に入れられることです。固定費を最小限に抑えつつ、ブランド力のある住所を手に入れることができるのは、バーチャルオフィスならではでしょう。

2.プライバシーが守られる
自宅をオフィスとして利用している場合、顧客にオフィスの場所を伝えると自宅の住所を伝えることにもなってしまい、プライバシー上の懸念があります。これに対して、バーチャルオフィスは自宅ではないため、知られても問題はありません。特にストーカーなどを心配する女性経営者の場合、これは譲れないポイントでしょう。

3.秘書サービスやITサポートサービスが受けられる
多くのバーチャルオフィスでは、有料オプションや上位のプランで秘書サービスが受けられます。また、中にはITサポートサービスまで提供しているところもあります。

1.専用スペースが必要な業種では許認可がとれない
一部の業種では、許認可をとるために、専用の執務スペースや設備が条件とされていることがあります。自分が開業しようとしている業種ではバーチャルオフィスでも許認可がとれるのかどうか、事前の確認が必要です。

2.ワークスペースやオフィス設備は別途自分で用意する必要がある
バーチャルオフィスにはワークスペースやオフィス設備が準備されていません。そのため、実際の就業場所は、自宅などに別途確保する必要が出てきます。

3.郵便物の受け取りにタイムラグが発生する
バーチャルオフィスを会社の住所として使っている場合、一般的には郵便物の届け先としてバーチャルオフィスの住所を利用します。実際に受け取るまでには、バーチャルオフィスの届いた郵便物を自宅に転送する作業が挟まれます。そのため、タイムラグが発生するため注意が必要です。

バーチャルオフィスの費用は、月額1,000円未満の格安なものから、月額1万円近くかかるものまで様々です。ここまでばらつきがある理由の1つは、都心の住所であればあるほど費用が高く、郊外や地方は安く設定されていることが考えられます。

三幸エステート株式会社によると、2020年6月末時点の賃貸オフィスビルの1坪当たり賃料の相場は、東京23区で2万8,565円、東京都心5区（千代田区・港区・中央区・新宿区・渋谷区）では3万2,019円、大阪市1万7,787円、名古屋市1万6,318円となっています。

業務を行うにはせめて5坪くらいのスペースは必要であることを考えると、三大都市圏でレンタルオフィスを借りようとすれば、たとえ最低限の狭いスペースであっても、月に10万円近くの出費は覚悟しておかなければなりません。

そのように考えると、レンタルオフィスに比べれば都心の一等地にある高額なバーチャルオフィスは、十分に安いといえるでしょう。

多くのバーチャルオフィスでは、以下のようなサービスを提供しています。

ほとんどのバーチャルオフィスで、最も簡素なプランに含まれているサービスです。ただし、転送にかかった金額が実費で請求されることもあります。

固定電話番号と専任のレセプショニストによる電話応対は、最も簡素なプランより1段階上のプランに含まれていたり、オプションで提供されていたりすることが多いです。

会議室や執務室を利用した時間に応じて費用を請求するバーチャルオフィスが多いです。中には、1日3時間まではお洒落な共用執務スペースの利用が無料といったバーチャルオフィスもあります。

バーチャルオフィスは業者による費用の幅が大きいです。できれば安く済ませたいところですが、極端に安すぎるところを選んで期待していたような質のサービスが受けられずに後悔するようなことも避けたいです。
ここでは、概ね月額3,000円以下のバーチャルオフィスを「格安」と定義し、一般的なバーチャルオフィスとの違いを解説します。

格安バーチャルオフィスの場合、一般的なバーチャルオフィスと比べてブランド力の低いエリアの住所が貸し出されることが多いです。例えば東京23区のバーチャルオフィスの場合、港区・千代田区・中央区などの人気エリアでオフィス住所を持てることを強調する業者が多いです。
また、多くのバーチャルオフィスでは、有料オプションや上位プランで貸会議室や執務スペースを利用できますが、格安バーチャルオフィスの中にはそのようなオプションがない場合もあります。顧客や取引先との打ち合わせ場所が必要な場合は、注意が必要です。

多くのバーチャルオフィスでは、常駐の受付スタッフによる来客対応がありますが、格安なバーチャルオフィスの中には無人のところもあります。ただし、オフィスナビのように格安であっても突然の来客対応を標準サービスとしている良心的な業者もあります。

加えて、価格設定が高めのバーチャルオフィスの中には、豊富なサービスで差別化を図っているところもあります。

その一方、格安バーチャルオフィスは必要最低限のサービスだけを提供するところが多いです。

ここまで、バーチャルオフィスについての基本的な知識を紹介してきました。では実際に、バーチャルオフィスに向いている人とはどのようなタイプでしょうか。

自宅などにワークスペースがある方は、わざわざ高い賃料を払って専用スペースを確保する必要はありません。バーチャルオフィスなら、シンプルに「住所」だけを借りることができるため、安価に済ませることができます。

自宅が賃貸物件や分譲マンションである場合、契約書や管理規約に事務所としての使用を制限する項目が記載されていることがあります。その場合は登記ができないため、バーチャルオフィスで登記用の住所を借りることが有効な手といえます。

オフィスの住所が東京都心部などの一等地であれば、会社のブランディングにつながります。特に創業して間もない時期は、顧客獲得のために会社のブランドイメージを向上させることが重要になってくるため、バーチャルオフィスは有効な手段です。

起業を考えていている場合は、バーチャルオフィスの利用も選択肢に加えておくと良いでしょう。オフィスの住所は、会社のイメージを左右する重要な要素です。安価で、都心の一等地の住所を手に入れることができれば、会社としての信用度も向上し、一気にビジネスを加速させることができるでしょう。バーチャルオフィスを利用する際は、付随サービスや利用料金を比較して選ぶことをおすすめします。